La nuova modalità di lavoro per la Smart Enterprise
Durante il lockdown il numero dei lavoratori in smartworking/home working è enormemente aumentato. Dalle indagini emerge che la maggioranza degli smartworker intervistati valuta positivamente l’esperienza e si dichiara favorevole a continuarla in futuro, a condizione di alternare il lavoro da casa con quello svolto in presenza in ufficio.
Di fatto imprese e lavoratori stanno convergendo verso una nuova modalità “ibrida” di lavoro, in parte eseguito tra le mura domestiche e in parte svolto in azienda.
Con Hybrid Working, Plug-in getta le fondamenta per costruire un’organizzazione del lavoro più intelligente, agile e produttiva in grado di garantire continuità e disponibilità anche in caso di eventi imprevedibili.
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Hybrid Working è un nuovo modo di concepire l’azienda e la collaborazione tra le persone.
Oltre l’home working
COVID-19 ha messo in luce la fragilità dell’organizzazione del lavoro tradizionale, basata sulla concentrazione di molte persone in ambienti fisici delimitati.
Per molte aziende, l’home working ha rappresentato l’unica modalità operativa possibile per mantenere aperta l’attività. Questa sperimentazione improvvisata ha mostrato tutti i vantaggi ma anche i limiti del lavoro svolto da casa durante la pandemia: strade deserte, imprese con grandi uffici vuoti, scrivanie inutilizzate e dotazioni individuali inadeguate per il lavoro remoto.
Cos’è Hybrid Working?
Hybrid Working è un servizio cloud di Plug-in per gestire in maniera ottimale una nuova modalità di lavoro collaborativo ibrido, in parte eseguito a casa e in parte svolto presso la sede aziendale.
L’alternanza tra lavoro da casa e in presenza in sede permette di sfruttare tutti i vantaggi del lavoro agile preservando la dimensione collettiva e relazionale, fondamentale per mantenere la squadra unita e le persone serene e motivate.
Con Hybrid Working l’impresa dispone di tutti gli strumenti applicativi per gestire con semplicità gli aspetti logistici e organizzativi legati al lavoro ibrido.
Gli utenti, attraverso un’App e un portale web possono pianificare con semplicità le proprie giornate di lavoro da casa o in sede.
Dal proprio computer o smartphone i collaboratori possono:
- visualizzare e ricercare gli spazi e le postazioni disponibili
- prenotare uffici, sale riunioni, scrivanie e parcheggi
- modificare o annullare le prenotazioni effettuate
- sincronizzare il proprio calendario degli impegni
Centralmente, l’azienda può configurare il servizio per adattarlo alle proprie specificità, dal backend è possibile:
- mappare gli spazi, gli uffici e le postazioni di lavoro di ogni sede, dividendole per singolo edificio e singolo piano
- definire le risorse prenotabili, assegnate o indisponibili
- monitorare l’occupazione degli spazi
- analizzare il comportamento degli utenti per ottimizzare l’impiego degli asset
Con Hybrid Working si fa di più con minori risorse, sfruttando al massimo infrastrutture condivise di dimensioni ottimizzate, meno costose da gestire.
Come funziona Hybrid Working
Accesso
Il personale autorizzato accede al portale Hybrid Working aziendale utilizzando un comune web browser o l’App scaricata sullo smartphone.
Il portale contiene le mappe e le foto delle sedi e degli uffici, i membri dei vari dipartimenti e tutti gli asset disponibili.
Ricerca e verifica disponibilità
Applicando una serie di filtri è possibile selezionare le risorse che rispondono ai requisiti richiesti, individuarle sulla mappa e verificarne la disponibilità in un determinato giorno a un preciso orario o all’interno di un intervallo
di date.
Mappe interattive
Tutte le mappe sono interattive, navigabili e ingrandibili. Il layout degli uffici mostra con chiarezza gli spazi liberi e occupati con il nome e l’immagine della persona che li ha prenotati. L’utente può così scegliere, ad esempio, la scrivania più vicina a un collega del proprio gruppo.
Prenotazione
Gli asset disponibili sono prenotabili con estrema semplicità cliccandoli direttamente sul layout. La prenotazione può essere oraria, giornaliera, ripetuta o all’interno di un intervallo di date.
In qualsiasi momento, l’utente può verificare lo stato delle proprie prenotazioni, modificarle o cancellarle, liberando istantaneamente le risorse impegnate.
Gli eventi possono essere stampati, esportati in PDF o nel formato iCalendar per integrarli dinamicamente nel proprio calendario.
Staff e policy aziendali
All’interno del portale è possibile ricercare i membri dello staff visualizzando il loro ruolo, il dipartimento, la sede di appartenenza e le informazioni di contatto.
Regole e orari che disciplinano le modalità di lavoro sono consultabili nella sezione dedicata.
Setup facilitato dell’applicazione
L’azienda può configurare autonomamente il proprio portale Hybrid Working.
I dati dello staff sono importabili via CSV e sincronizzabili automaticamente. Le mappe possono essere caricate in formato immagine o vettoriale e completate con il
posizionamento dei segnaposto in modo molto semplice e rapido. L’amministratore decide quali risorse rendere disponibili, quali pre-assegnare e quali bloccare per una qualsiasi ragione, come ad esempio il distanziamento.
Il sistema è multisede e multilingua per rispondere anche alle esigenze di organizzazioni estese che operano su mercati internazionali.
Monitoraggio e gestione
Hybrid Working consente all’amministratore di monitorare lo stato delle prenotazioni e di registrare le azioni degli utenti. È possibile ottenere il report di oltre 50 eventi diversi e ricevere notifiche via mail.
Hybrid Working migliora la resilienza dell’impresa e la qualità della vita dei suoi collaboratori coniugando sicurezza, flessibilità, efficienza e partecipazione.
Hybrid Working > Il servizio
Hybrid Working è un servizio cloud offerto in abbonamento. I piani disponibili (fino a 100 postazioni, fino a 400 postazioni o postazioni illimitate) sono molto interessanti sia per i bisogni delle PMI, sia per le esigenze delle grandi organizzazioni.
Il cliente può decidere di configurare l’applicazione autonomamente, identificando gli spazi, caricando le immagini degli uffici, le mappe e il database degli utenti o richiedere il servizio a Plug-in, versando un contributo una-tantum.
I vantaggi di Hybrid Working
- Abilitazione rapida del lavoro agile
- Gestione delle risorse condivise in modalità self-service
- Localizzazione dei membri dello staff
- Ottimizzazione delle risorse impegnate
- Riduzione dei costi infrastrutturali
- Riduzione dei rischi operativi
- Risparmio di tempo e maggiore produttività
- Migliore capacità di controllo