Plug-In ha vinto la sfida proposta da DITEC, eliminando completamente la necessità di un archivio cartaceo e digitalizzando l’intero processo documentale. Grazie alla soluzione RAPIDO-ECS, DITEC è ora in grado di gestire in modo efficiente la fatturazione elettronica e l’approvazione delle fatture passive, con una completa integrazione nel sistema gestionale AS400. L’automazione dei processi ha portato a un significativo miglioramento dell’efficienza operativa, riducendo gli errori e accelerando le tempistiche. Inoltre, Plug-In ha garantito la piena conformità alle normative, soprattutto in termini di conservazione sostitutiva, contribuendo a un utilizzo ottimale delle risorse aziendali grazie alla semplicità e intuitività della piattaforma.
“Plug-In si è dimostrato un buon partner: dal PM ai tecnici,
siamo stati supportati in modo professionale e celere senza dover impegnare le risorse interne.”
Antonio Volontè
Financial Controller
Ditec Automations
Scenario iniziale
DITEC, leader mondiale da 50 anni nell’automazione di cancelli, porte garage e barriere automatiche, aveva l’esigenza di implementare un sistema di gestione documentale in grado di accompagnare la digitalizzazione dei processi amministrativi. Con una crescente necessità di ottimizzare l’organizzazione dei documenti e di aderire alle normative riguardanti la fatturazione elettronica e la conservazione digitale, l’azienda cercava una soluzione che potesse semplificare e rendere più efficiente la gestione delle informazioni, favorendo al contempo un flusso di lavoro più snello e moderno.
Obiettivi del cliente
DITEC cercava una soluzione che:
- Riducesse o eliminasse la dipendenza dagli archivi cartacei.
- Automatizzasse i processi di fatturazione elettronica, rendendo più agevole la gestione dei documenti generati dal proprio sistema gestionale (ERP AS400).
- Ottimizzasse l’approvazione e la gestione delle fatture in entrata.
- Fornisse una piattaforma semplice e intuitiva per il personale, senza richiedere formazione aggiuntiva.
- Garantisse la conformità alle normative, soprattutto in termini di conservazione sostitutiva.
Soluzione proposta
Plug-In ha proposto la piattaforma RAPIDO-ECS, una soluzione modulare cloud-native progettata con logica SaaS, che si distingue per la sua scalabilità.
La soluzione ha incluso:
- Un Repository Documentale per l’archiviazione di tutta la documentazione aziendale.Il modulo @Invoice per la gestione della fatturazione elettronica, integrato con il gestionale AS400 di DITEC.
- Il modulo RDA per la gestione delle richieste di acquisto, integrato anch’esso con AS400.
- Un workflow per l’approvazione delle fatture passive.
- La conservazione sostitutiva a norma di legge.
Il contributo di Plug-in
Plug-In ha offerto un supporto completo, seguendo DITEC in tutte le fasi del progetto, dalla fase di start-up e attivazione della piattaforma alla personalizzazione degli archivi di ricerca e alla digitalizzazione dei documenti cartacei. Plug-In ha dimostrato la propria affidabilità come partner, fornendo assistenza continua e professionale, senza richiedere un impegno eccessivo delle risorse interne di DITEC.